DOORBRAAKGROEP

header_hek.jpg

Doorbraak bij Pameijer: Familie doet ertoe!

Doorbraak bij Pameijer: Familie doet ertoe!

“Familie betrekken bij de ondersteuning is nu niet meer bijzonder, maar heel ‘gewoon’ geworden,” zo concludeert een medewerker van Pameijer na het Doorbraakproject Familie doet ertoe!. Pameijer is een organisatie in Rotterdam en omgeving die ondersteuning biedt aan “iedereen voor wie meedoen in de samenleving lastig is” (www.pameijer.nl). Bij de ondersteuning wil Pameijer zo veel als mogelijk familie, vrienden en buurtbewoners betrekken. Herbezinning op de participatie van familie en andere verwanten binnen Pameijer, was de aanleiding voor deelname aan het landelijke project In voor Mantelzorg (Movisie en Vilans). Lucia Tielen, een van adviseurs van de Doorbraakgroep, stond gedurende een jaar voor 12 uur per maand het interne projectteam ‘Familiesupport’ bij. In dit artikel een indruk van dit project en enkele leerpunten.

 

Opdracht
De opdracht van de directie aan het projectteam luidde: ontwikkel het familie- en verwantenbeleid verder; leg de verbinding met andere aspecten van de visie (zoals eigen regie en eigen kracht); en geef familie en verwanten een permanente plaats in het algemene beleid (bijvoorbeeld in het kwaliteitsbeleid en bij klachtenprocedures). Daarnaast waren er praktische wensen, waaronder: maak de website van Pameijer voor verwanten en verwanten beter toegankelijk en geef deze groepen een duidelijk ‘gezicht’ op de site. De directie formuleerde als prestatie-indicator voor het slagen van het project: bij 40% van de clienten is de familie of andere verwanten aantoonbaar meer betrokken bij de ondersteuning; de afspraken met familie en verwanten zijn in het ondersteuningsplan van onze clienten opgenomen.

 

Opzet en traject
Op voorstel van de adviseur werd gekozen voor de Doorbraakaanpak. De SMART-doelen, de wens om ‘van onder op’ te werken, het enthousiasme op de werkvloer en de bereidheid van de directie om het project te faciliteren, waren reden om de Doorbraak-aanpak voor te stellen.

Drie verschillende teams startten een pilot: een team beschermde woonvorm voor mensen met psychiatrische problemen, een team woonvorm voor mensen met verstandelijke beperkingen en een team ambulante ondersteuning. De opdracht aan de teams was om te experimenteren met verschillende verbetersuggesties, door nieuwe methoden uit te testen en nieuwe diensten en hulpmiddelen te introduceren. De teamleiders of –managers van elk pilotteam fungeerden als teamtrekkers; ze stimuleerden de medewerkers om heel concreet aan de slag te gaan (zie hier onder: met PDCA’s). Er vonden een start-, midden-, en eindconferentie plaats. Tussen de bijeenkomsten werd er geëxperimenteerd. Tussentijds en aan het einde van het traject werden de resultaten met het bestuur en managers geëvalueerd en werden plannen voor vervolg gemaakt. Tot slot werden de vervolgacties opgenomen in het werkplan voor het komende jaar.

De Doorbraakaanpak
Wat vonden de betrokkenen van de Doorbraakaanpak? Vooral het werken met het verbeterpakket en de PDCA-cyclus werden heel positief ontvangen.

Verbeterpakket
Bij Pameijer gebeurde al veel onder de naam ‘familiesupport’. Zo werkten ze met Familie Ervarings Deskundigen (FED’s), verzorgden ze voor familie en verwanten trainingen in het schrijven van ervaringsverhalen en informatiebijeenkomsten. Toch lagen er tal van zaken om mee aan het werk te gaan. De voornamelijk losse activiteiten misten de samenhang en de verbinding met uitgangspunten van werken (zoals ‘empowerment’) en met de medewerkers op de werkvloer.

De Samenspelscan van Movisie en Vilans – een meetinstrument voor de samenwerking tussen cliënt, familie en medewerker – was in de drie pilots de start voor het bespreken van de onderlinge samenwerking; het fungeerde als een nulmeting. Deze gesprekken brachten al een beweging op gang.

De betrokken medewerkers en enkele vertegenwoordigers van familie en verwanten werden tijdens de startbijeenkomst van het Doorbraakproject uitgedaagd om door de ogen van de familie en verwanten te kijken naar de dienstverlening. De adviseur reikte daarbij het zogenaamde SOFA-model aan (zie www.expertisecentrummantelzorg.nl) en werkte dit uit tot een figuur.

Voor Pameijer werd een ‘verbeterpakket op maat’ samengesteld, met tal van ideeën om de samenwerking met familie en verwanten vorm en inhoud te geven. De verbeterideeën waren afkomstig uit de literatuur (bewezen effectieve methoden, bijvoorbeeld), uit vergelijkbare organisaties en van de medewerkers zelf.

De drie pilotteams kozen verschillende ideeën en activiteiten en gingen aan de slag. Een training (tijdens de middenconferentie) en de steun van het Familiesupport-team was ondersteunend aan het veranderproces.

Leerpunt:
De input van buiten de eigen organisatie van ideeën en werkmethoden werd als zeer inspirerend en motiverend ervaren: “Wat bij anderen kan, moet toch bij ons ook zeker lukken?!” Daarbij geldt dat suggesties en tips van ‘soortgenoten’ altijd makkelijker worden geaccepteerd dan van bijvoorbeeld wetenschappers of adviseur. Het figuur (zie hierbij) bleek een heel praktisch middel te zijn om de bestaande en nieuwe activiteiten te kunnen plaatsen binnen de visie, missie en activiteiten van de organisatie.

Werken met PDCA’s
De medewerkers die actief betrokken waren in de pilotteams werden tijdens de startbijeenkomst van het Doorbraakproject geïnstrueerd in het werken met ‘PDCA’s’: Plan-Do-Check-Act-cyclus. Iedere medewerker pakte ten minste een concreet verbeteridee op. Elke stap op weg werd geformuleerd (Plan), uitgevoerd (Do), gecheckt of het goed werkte (Check) en zo nodig bijgesteld en opnieuw uitgevoerd (Act). De stappen werden op PDCA-formulieren bijgehouden. Tijdens reguliere bijeenkomsten, zoals teamoverleggen, bespraken de medewerkers de vorderingen met de teamleiders of -managers.

Tijdens de eindconferentie van het Doorbraakproject vertelden verschillende medewerkers dat het werken met PDCA’s hen goed hielp om plannen te concretiseren en stap voor stap naar een resultaat toe te werken. Een van de medewerkers: “Ik pas het nu ook toe op andere dingen die ik moet doen, en dat werkt echt goed.”

Leerpunt:
Het werken met PDCA’s helpt medewerkers verbeteringen in het werk stap voor stap door te voeren. Het loont om het leren werken met PDCA’s gedegen aan te pakken en praktische hulpmiddelen zoals het PDCA-formulier te introducOpslaaneren. Het werkt goed om in de teams mensen te hebben die met regelmaat de stand van zaken bespreken en stimuleren om vervolgstappen te zetten. Met deze werkwijze bevordert het permanente leren.

Tot slot
Terugkijkend op het project: de doelen die de directie en het management met hun deelname aan In voor Mantelzorg voor ogen hadden, zijn gehaald. De verbeterplannen zijn gerealiseerd, het beleid is aangepast en er zijn plannen voor verdere implementatie en borging gemaakt. Een medewerker vatte de resultaten samen als: “Familie betrekken bij de ondersteuning is nu niet meer bijzonder, maar heel ‘gewoon’ geworden.” De gestelde prestatie van 40% (zie boven) werd ruim gehaald. De medewerkers vonden zelfs dat de gestelde norm veel te laag was en bijgesteld zou moeten worden.

De adviseur concludeert dat de Doorbraakaanpak een juiste keuze was en aan het bereiken van de resultaten heeft bijgedragen.

Meer informatie? Lucia Tielen, Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.